مجموعه خدمات دبیرخانه، امور اجرایی، مدیریت و نظارت حین برگزاری:
پیش از برگزاری رویداد |
حین برگزاری رویداد |
پس از برگزاری رویداد |
پیش از برگزاری رویداد:
- ایجاد دبیرخانه دیجیتال و فیزیکی:
راهاندازی سامانه آنلاین برای ثبتنام، ارسال یادآوریها و دریافت بازخوردها از شرکتکنندگان و سخنرانان. همچنین راهاندازی دبیرخانه فیزیکی برای هماهنگیهای اولیه و ارتباطات پیش از رویداد. - طراحی و تهیه فرمهای ثبتنام:
طراحی فرمهای ثبتنام آنلاین و آفلاین بر اساس نیازهای خاص هر رویداد، شامل جمعآوری اطلاعات ضروری از شرکتکنندگان و انتخابهای مختلف برای ثبتنام. - مدیریت ثبتنام و امور مالی:
فراهم کردن گزینههای پرداخت آنلاین، صدور فاکتورهای الکترونیکی و پیگیری تسویهحسابها. همچنین بررسی و تایید اطلاعات ثبتنام و پردازش دادههای مالی شرکتکنندگان. - دریافت مقالات و داوری:
جمعآوری مقالات علمی و پزشکی ارسالشده توسط شرکتکنندگان و ارسال آنها به داوران متخصص برای ارزیابی و داوری مقالات. این فرآیند شامل بررسی و ارزیابی محتوای مقالات توسط داوران معتبر و اعلام نتایج به نویسندگان مقاله است. - دریافت چکیده مقالات پذیرفتهشده:
دریافت چکیده مقالات پذیرفتهشده از نویسندگان و آمادهسازی آنها برای انتشار در برنامه کنگره یا کتابچههای مربوطه. - طراحی و آمادهسازی پوستر مقالات:
طراحی و آمادهسازی پوستر مقالات پذیرفتهشده و فراهم کردن فضای مناسب برای ارائه آنها در محل برگزاری رویداد. - هماهنگی با سخنرانان و مهمانان ویژه:
ارسال دعوتنامهها، هماهنگی با سخنرانان برای دریافت اطلاعات و جزییات سخنرانیها، و پیگیری تنظیمات زمانبندی سخنرانیها و کارگاهها. - برنامهریزی و زمانبندی:
طراحی برنامه دقیق زمانبندی رویداد، از جمله جلسات سخنرانی، پنلها، کارگاهها و سایر فعالیتهای مرتبط. - تهیه مستندات و گزارشهای اولیه:
آمادهسازی مستندات اولیه مانند کتابچه کنگره، پوسترها، بروشورها، و اقلام تبلیغاتی برای توزیع قبل از رویداد.
حین برگزاری رویداد:
- مدیریت ثبتنام و ورودی:
ثبتنام نهایی شرکتکنندگان و مهمانان در محل برگزاری رویداد، ارائه کارتهای ورود و پاسخگویی به هرگونه مشکلات ثبتنامی در لحظه. - مدیریت ارتباطات و اطلاعرسانی:
هماهنگی و اطلاعرسانی به شرکتکنندگان، سخنرانان و مهمانان در طول رویداد از طریق ایمیل، پیامک یا اپلیکیشنهای اختصاصی رویداد. - پشتیبانی فنی و اجرایی:
ارائه پشتیبانی فنی برای حل مشکلات نرمافزاری یا سختافزاری، و پشتیبانی اجرایی برای مدیریت هرگونه چالش در روزهای برگزاری. - هماهنگی با سخنرانان و ارائهدهندگان:
پیگیری و هماهنگی با سخنرانان برای رعایت زمانبندی دقیق و رفع هرگونه مشکلات پیشبینینشده. - پذیرایی میان وعده و ناهار:
هماهنگی و سازماندهی پذیراییهای میان وعده و ناهار برای شرکتکنندگان و سخنرانان، شامل انتخاب منوی متنوع، سرو به موقع و نظارت بر کیفیت خدمات غذایی و پذیرایی. - نیروهای کارشناس دبیرخانه با یونیفرم یکدست:
حضور نیروهای کارشناس دبیرخانه با یونیفرم یکدست و حرفهای برای ارائه خدمات مختلف به شرکتکنندگان، پاسخگویی به سوالات و حل مشکلات اجرایی به بهترین نحو. - مدیریت کمیتههای اجرایی:
نظارت بر عملکرد کمیتههای مختلف، از جمله کمیتههای علمی، اجرایی، تبلیغاتی، و پشتیبانی برای اطمینان از برگزاری روان رویداد. - نمایش پوسترها در استندهای الکترونیک:
نمایش پوسترهای مقالات پذیرفتهشده در استندهای الکترونیک در محل برگزاری رویداد. این استندها بهصورت دیجیتال پوسترها را به نمایش میگذارند و باعث میشوند که شرکتکنندگان بتوانند به راحتی به اطلاعات و محتوای مقالات دسترسی پیدا کنند. این روش همچنین به حفظ محیط زیست کمک میکند و نیاز به چاپ پوسترهای کاغذی را کاهش میدهد.
پس از برگزاری رویداد:
- تهیه گزارشهای پایان رویداد:
جمعآوری بازخوردها و ارزیابی عملکرد دبیرخانه و تیم اجرایی. تهیه گزارشهای جامع از روند اجرایی رویداد و سطح رضایت شرکتکنندگان و سخنرانان. - جمعآوری و بررسی بازخورد:
ارسال فرمهای نظرسنجی و جمعآوری بازخورد شرکتکنندگان، سخنرانان و سایر ذینفعان برای ارزیابی کیفیت رویداد و شناسایی نقاط قوت و ضعف. - تهیه گزارشهای مالی:
تهیه گزارش مالی شامل هزینهها، درآمدها، و منابع مالی جهت تحلیل نهایی و بررسی عملکرد مالی رویداد. - صدور گواهی حضور و گواهی ارائه مقاله:
پس از پایان کنگره، صدور گواهی حضور برای تمامی شرکتکنندگان و گواهی ارائه مقاله برای نویسندگان مقالات پذیرفتهشده، که میتواند در پروندههای علمی و حرفهای شرکتکنندگان استفاده شود. - پاسخگویی به درخواستهای پس از رویداد:
پاسخگویی به سوالات و درخواستهای شرکتکنندگان و سخنرانان پس از پایان رویداد، از جمله ارائه گواهینامهها، مقالات ارائهشده، و سایر اقلام مرتبط. - آرشیو مستندات:
آرشیو تمامی اطلاعات و مستندات مرتبط با رویداد، از جمله مقالات، گزارشها، تصاویر و ویدئوها، که در آینده برای ارجاع یا استفاده در پروژههای بعدی قابل دسترسی باشد. - ارزیابی و تحلیل:
تحلیل کلی از رویداد و بررسی نکات مثبت و موارد قابل بهبود برای برگزاری رویدادهای آینده.